Pourquoi embaucher un(e) secrétaire n’est pas une bonne idée ?

Dans le monde des petites entreprises, certaines idées semblent évidentes, mais peuvent se révéler contre-productives. L’une d’elles ? Embaucher un(e) secrétaire interne pour gérer votre accueil téléphonique. Bien que cela semble une solution simple, il existe des alternatives bien plus efficaces pour optimiser vos coûts et améliorer l’expérience client.

Le système archaïque du secrétariat internalisé : pourquoi ça ne marche plus ?

Recruter un(e) secrétaire pour répondre aux appels de votre entreprise et gérer une multitude de tâches administratives peut sembler une solution facile.

Mais, est-ce réellement la meilleure idée ? Vous risquez de vous retrouver avec une personne qui jongle entre plusieurs missions, sans pouvoir se concentrer sur l’essentiel. L’accueil téléphonique, en particulier, est un point stratégique pour l’image de votre entreprise.

Quel impact sur l’image de marque de votre entreprise ?

Imaginez qu’un client potentiel vous appelle. Ce premier contact est crucial.

• Que ressent votre prospect lorsqu’il est pris en charge par votre secrétaire ?
• Est-il accueilli chaleureusement, avec réactivité, et dans un environnement professionnel qui reflète vos valeurs ?

Si votre secrétaire reçoit peu d’appels, vous vous demandez peut-être si ce poste justifie vraiment un salaire à temps plein. Mais si elle en reçoit beaucoup, il y a un risque de négliger des appels importants, un prospect qui raccroche ou, pire encore, une image de marque dégradée à cause d’un manque de réactivité.

Le temps est précieux : ne laissez pas vos prospects attendre

D’un point de vue commercial, un prospect qui attend moins de 5 minutes pour être pris en charge a 95 % de chances supplémentaires d’être converti en client. Si votre secrétaire doit gérer d’autres tâches en parallèle, ce délai risque de se prolonger, ce qui nuit directement à votre taux de conversion.

La fausse bonne idée : la cascade d’appels, une solution qui dérange tout le monde

Pour éviter de manquer des appels, vous pourriez avoir l’idée de faire suivre les appels de votre secrétaire vers vos commerciaux. Malheureusement, cela perturbe la productivité de vos équipes, qui doivent sans cesse interrompre leurs tâches principales. Et pendant ce temps, le prospect perd patience, voire raccroche avant même d’avoir eu la chance de parler à un de vos commerciaux.

Grâce à switchy, je gagne du temps !

Switchy prend le relais et commence à traiter vos appels. Vous gagnez en confort et en indépendance.
Vous profitez d’une plus grande liberté dans la vie de tous les jours et d’un espace de travail plus calme
Vous n’êtes pas dérangé pendant vos trajets en voiture et pendant vos vacances.

Quelle est la solution idéale pour votre secrétariat ?

La réponse est simple : l’externalisation. Mais attention, il ne s’agit pas de choisir n’importe quel prestataire. Il vous faut une solution fiable, qui assure un service de qualité, sans perturber vos collaborateurs.

Voici ce qu’il vous faut :

• Un service professionnel, dédié à l’accueil téléphonique, avec des délais de décrochage ultra rapides. Un prestataire comme Switchy.pro propose des équipes spécialisées, garantissant une prise en charge immédiate de vos appels.
• Une solution flexible et sans coûts fixes. Avec Switchy.pro, vous ne payez que ce que vous consommez, ce qui vous permet de mieux gérer votre budget et d’éviter les mauvaises surprises.
• Un service 24/7, disponible toute l’année. Vous ne ratez plus aucun appel, et vos prospects sont pris en charge à tout moment, comme si vous aviez une équipe dédiée à temps plein.

Les avantages d’externaliser votre accueil téléphonique

L’externalisation de l’accueil téléphonique offre de nombreux avantages pour les TPE et les indépendants. En plus d’optimiser vos coûts internes, elle vous permet de :

• Ne jamais rater un appel et donc ne jamais perdre un prospect ou un client.
• Maintenir une image professionnelle avec des équipes formées pour accueillir vos appels de manière chaleureuse et efficace.
• Concentrer vos ressources humaines sur les tâches stratégiques pour faire croître votre entreprise, tout en sachant que l’accueil téléphonique est entre de bonnes mains.

Conclusion : optez pour Switchy.pro et boostez votre image de marque

Ne laissez pas un poste mal adapté nuire à l’image de votre entreprise. En externalisant votre accueil téléphonique avec Switchy.pro, vous offrez à vos prospects une expérience client irréprochable tout en optimisant vos coûts. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur ce qui compte vraiment : le développement de votre activité.