Secrétaire d’huissier de justice
Rôle et missions d’une secrétaire d’huissier
Une secrétaire d’huissier de justice est une professionnelle juridique qui assiste l’huissier de justice dans ses tâches quotidiennes. Elle joue un rôle essentiel dans le fonctionnement de l’étude et contribue à la bonne marche des procédures judiciaires.
Exercer ce métier nécessite d’être polyvalent ! 👩🦰 Une secrétaire d’huissier doit maîtriser les formalités administratives propres au domaine juridique. En effet, la secrétaire d’huissier doit gérer les dossiers et préparer les dossiers pour les différentes procédures judiciaires. Elle doit également posséder des compétences nécessaires, par exemple en droit du travail et droit immobilier, afin d’assister efficacement l’huissier dans ces domaines spécifiques.
Les tâches de secrétariat occupent une part importante de son quotidien, incluant la gestion des appels physiques et téléphoniques ainsi que la rédaction de comptes-rendus et de correspondances officielles.
NB : Depuis le 1er juillet 2022, les huissiers de justice et les commissaires-priseurs judiciaires sont appelés des commissaires de justice. Pour le bon référencement de cet article, nous avons délibérément choisi d’utiliser le terme d’”huissier de justice” tout au long de l’article.
5 missions principales d’une secrétaire d’huissier de justice
▪️ Accueil et conseil des clients de l’étude
La secrétaire d’huissier de justice est souvent la première interlocutrice que les clients ont avec l’étude. Elle doit donc être capable de les accueillir chaleureusement, de les renseigner sur les différentes procédures et de les conseiller sur la meilleure façon de procéder. L’accueil des clients se fait tout en respectant les standards souhaités par l’étude. En cas d’externalisation de son secrétariat, il est aussi possible de communiquer un scénario d’accueil téléphonique qui sera repris à chaque appel.
▪️ Rédaction d’actes juridiques
La secrétaire d’huissier de justice rédige divers actes juridiques, tels que :
- des assignations,
- des constats,
- des procès-verbaux
- et des significations.
Elle doit pour cela avoir une bonne connaissance du droit et des codes de rédaction en matière de courriers juridiques.
▪️ Gestion des dossiers en cours et à venir
La secrétaire d’huissier de justice est responsable de la gestion des dossiers de l’étude. Elle doit les classer, les archiver et les mettre à jour régulièrement.
▪️ Suivi des procédures
La secrétaire d’huissier de justice assure le suivi des procédures en cours. Elle doit notamment veiller au respect des délais et informer les clients de l’évolution de leur dossier.
▪️ Gestion des tâches administratives
Le secrétaire d’huissier de justice, opérant parfois à distance depuis un centre d’appels, s’occupe également de diverses tâches administratives, telles que :
- la gestion du courrier,
- la facturation
- et la comptabilité.
En cas d’externalisation de son secrétariat, il est fréquent d’employer le terme de télésecrétaire.
Les compétences requises pour devenir secrétaire d’huissier de justice
- Bonne expression orale et écrite
- Maîtrise de l’orthographe et de la grammaire
- Connaissances juridiques
- Maîtrise des outils bureautiques
- Sens de l’organisation et rigueur
- Discrétion et confidentialité
- Qualités relationnelles
Formation pour devenir secrétaire d’huissier de justice
Il existe plusieurs formations pour devenir secrétaire d’huissier de justice. Celle-ci devra au préalable justifier d’un niveau BAC.
En voici 3 :
- Le BTS Gestion des études juridiques
- Le Diplôme universitaire de clerc d’huissier
- Le Certificat professionnel de secrétaire d’huissier
Notez qu’une secrétaire d’huissier de justice peut évoluer vers un poste de clerc d’huissier, voire d’huissier de justice après avoir obtenu les diplômes et l’expérience nécessaires.
Salaire d’une secrétaire d’huissier
Le salaire d’un secrétaire d’huissier de justice varie en fonction de son expérience et de la taille de l’étude. Le SMIC est le minimum légal.
Pourquoi externaliser votre secrétariat en tant qu’huissier de justice ?
Une secrétaire externalisée peut apporter une aide précieuse aux huissiers de justice en prenant en charge une variété de tâches administratives et organisationnelles.
Si vous êtes huissier, sachez que cette collaboratrice vous permettra de vous concentrer pleinement sur vos missions principales. Elle pourra, à votre place, :
📳Gérer les appels téléphoniques et demandes entrantes,
📆Organiser les agendas et coordonner les rendez-vous,
📂Saisir et mettre à jour des dossiers clients.
La délégation de votre secrétariat vous offre la possibilité d’améliorer votre productivité et de réduire les délais de traitement.
Ainsi, vous êtes plus réactif et disponible pour vos clients, qui vous sont reconnaissants et vous recommandent davantage.
Un cercle vertueux dont vous auriez tort de vous priver ! 😉
