Secrétaire pour entreprise : rôle, missions, salaire et compétences
Quel est le rôle d’ un·e secrétaire dans une entreprise ?
Le rôle d’une secrétaire d’entreprise est d’assurer, parfois depuis un centre d’appels, un lien entre la direction, les collaborateurs, les clients et les partenaires externes. Ses missions sont multiples et variées, et s’adaptent en fonction de la taille et de l’activité de l’entreprise.
1. L’externalisation de la prise d’appels téléphoniques
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion de l’agenda et des rendez-vous
- Traitement du courrier et des emails
- Gestion des dossiers administratifs
- Préparation des réunions et des événements
- Tâches de comptabilité et de gestion
- Autres tâches possibles : Gestion des stocks, commande de fournitures, mise à jour site web…
2. Qualités essentielles d’un ou d’une secrétaire
- Rigueur
- Organisation
- Discrétion
- Bonne communication
- Adaptabilité
- Maîtrise des outils informatiques
Comment devenir secrétaire d’entreprise ?
Devenir secrétaire à distance au sein d’une entreprise, qu’il s’agisse d’une PME ou d’une ETI, est possible par différentes voies de formation. Le niveau d’études que la personne en reconversion ou l’étudiant souhaite atteindre dépend des préférences en matière d’apprentissage et détermine le choix de la formation.
▪️ Après le collège
- CAP Secrétariat : Ce diplôme de niveau 3 vous permet d’acquérir les compétences fondamentales du métier, comme la gestion de l’agenda et des courriers, l’accueil téléphonique et la prise de notes.
- Bac Pro Secrétariat : Ce baccalauréat professionnel se déroule en 3 ans et offre une formation plus approfondie dans la gestion d’un secrétariat car elle intègre des notions de comptabilité, de gestion de projet et de communication professionnelle.
▪️ Après le baccalauréat
- BTS Secrétariat : Ce Brevet de Technicien Supérieur, d’une durée de 2 ans est une formation très appréciée des recruteurs. Il propose une spécialisation en secrétariat juridique, médical, commercial ou de direction.
- BUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) : Ces 3 ans de formation offrent une formation plus généraliste en gestion d’entreprise, avec des options possibles en secrétariat et assistanat.
- Licence Pro : Enfin, divers parcours de Licence Professionnelle en 1 an, comme « Secrétariat Juridique » ou « Management et Gestion d’Assistanat », permettent d’acquérir des compétences spécialisées et d’accéder à des fonctions d’encadrement.
▪️ Formation continue
Des formations courtes et qualifiantes, accessibles via des organismes de formation privés ou publics, permettent de devenir secrétaire rapidement (parfois en moins de 6 mois). Elles s’adressent notamment aux personnes en reconversion professionnelle ou souhaitant acquérir de nouvelles compétences.
Les différents secteurs et entreprises où il est possible d’exercer le métier de secrétaire
Le métier de secrétaire est présent dans tous les secteurs d’activité et toutes les tailles d’entreprises. On retrouve des secrétaires aussi bien dans des grandes multinationales que dans des :
🏫administrations publiques,
🩺cabinets médicaux,
👩⚖️cabinets d’études juridiques,
🤝associations,
… etc.
On peut ainsi distinguer différents types de secrétariat :
- Secrétariat de direction : La/Le secrétaire de direction assiste directement le dirigeant de l’entreprise et assure un rôle de confident·e tout en aidant à prendre des décisions.
- Secrétariat commercial : La/Le secrétaire est dans ce cas chargé·e de l’accueil des clients, de la gestion des commandes et de la facturation.
- Secrétariat juridique : La/Le secrétaire juridique assiste les avocats ou les notaires dans leurs tâches administratives et juridiques.
- Secrétariat médical : La/Le secrétaire médical·e accueille les patients, gère les dossiers médicaux et prend les rendez-vous.
- Secrétariat administratif polyvalent : La/Le secrétaire polyvalent·e effectue une variété de tâches, selon les besoins de l’entreprise.
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Quel est le salaire d’un·e secrétaire ?
Le salaire d’un secrétaire varie en fonction de critères comme l’expérience, le niveau de qualification, le secteur mais aussi la région.Selon l’INSEE, le salaire moyen d’un secrétaire en France est de 2 215 euros brut par mois.
Infos en plus
- Le métier de secrétaire est un métier polyvalent et évolutif qui peut être exercé dans de nombreux secteurs d’activité et types d’entreprises.
- Il implique la maîtrise d’outils bureautiques tels que Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc. mais aussi de savoir rédiger des mails, des lettres et des comptes-rendus clairs et concis, ainsi que d’excellentes capacités d’expression orale.
- Savoir gérer plusieurs tâches en parallèle dans le respect des délais impartis et s’assurer que le travail est bien fait en permanence est le quotidien du secrétaire.
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