Dans le monde professionnel, il arrive souvent que vous soyez confronté à des pics d’activité, des congés ou des réunions qui vous empêchent de répondre à tous les appels entrants. Gérer ce débordement d’appels par vous-même peut être coûteux en termes de ressources financières, humaines et de temps.
C’est pourquoi absys vous propose une solution adaptée à vos besoins : l’externalisation de votre standard.
Que ce soit de manière permanente ou ponctuelle, notre service de standard externalisé vous permet de gérer efficacement le débordement de vos appels téléphoniques.
Un transfert d’appel, qu’est-ce que c’est ?
Avant de plonger dans les avantages de l’externalisation de votre standard téléphonique avec absys, il est essentiel de comprendre ce qu’est un transfert d’appel et les différentes options qui s’offrent à vous.
Le transfert d’appel est une fonctionnalité téléphonique qui permet de rediriger un appel entrant vers un autre numéro de téléphone ou un service spécifique. Cette pratique est cruciale pour gérer efficacement le débordement d’appels dans le monde professionnel.
Il existe plusieurs types de transferts d’appels, chacun adapté à des besoins spécifiques.
Transfert d’appel permanent :
Le transfert d’appel permanent, aussi appelé transfert inconditionnel, est une fonction qui redirige tous les appels entrants vers un autre numéro de téléphone ou vers votre service de permanence téléphonique, sans distinction.
Cette méthode est très pratique lorsque personne ne peut répondre. Elle vous permet d’élargir les plages horaires d’accueil téléphonique de votre entreprise : avant l’arrivée de votre standardiste, après son départ, pendant sa pause déjeuner, pendant ses congés et ses absences diverses.
Transfert automatique sur occupation ou en cas de non-réponse :
Le transfert automatique sur occupation ou en cas de non-réponse est une fonctionnalité qui permet de rediriger les appels entrants uniquement dans certaines situations prédéfinies. Il y a deux principaux scénarios :
- Transfert automatique sur occupation : Lorsque vous êtes déjà en communication les appels entrants sont automatiquement redirigés vers une autre destination. Cette fonction garantit que les appelants ne sont pas mis en attente indéfiniment ou ne reçoivent pas de signal d’occupation.
- Transfert automatique en cas de non-réponse : Après un certain nombre de sonneries prédéfini, l’appel est automatiquement redirigé. Si vous êtes en réunion et que vous ne pouvez pas répondre à votre téléphone après quelques sonneries, l’appel peut être transféré vers votre permanence téléphonique.
Ces paramétrages spéciaux sont particulièrement intéressants car ils permettent une grande souplesse pour la gestion des débordements d’appels.
Ne manquez plus aucun appel
En choisissant notre solution de standard téléphonique, vous vous assurez de ne manquer aucun appel.
Nos standardistes sont disponibles du lundi au vendredi de 8h à 20h et le samedi de 8h à 18 h et même 24h/24 et 7j/7 en couvrant ainsi une large plage horaire.
En période de forte sollicitation, plusieurs standardistes sont présents pour répondre à tous les appels entrants. Nous comprenons l’importance de chaque appel et le risque qu’un appel manqué représente pour votre entreprise.
En vous assurant que tous les appels sont traités avec soin, vous augmentez vos chances de développer votre clientèle et d’accroître votre chiffre d’affaires.
Améliorez votre relation client
La satisfaction des clients est primordiale dans le monde des affaires.
Ne pas répondre aux appels de manière professionnelle peut entraîner la perte de clients potentiels au profit de la concurrence.
Si votre standardiste interne est débordé, cela peut également impacter négativement l’impression laissée aux appelants.
En faisant appel à un standard externalisé, vous assurez à vos interlocuteurs une réponse professionnelle et de qualité.
Nos standardistes sont préparés et formés en amont avec vos directives pour répondre de manière efficace à toutes les demandes.
Ils deviennent ainsi de véritables ambassadeurs de votre entreprise, améliorant ainsi votre relation client.
Un service de qualité pour une gestion optimale
Gérer le débordement d’appels téléphoniques peut être difficile, surtout lorsque ce n’est pas votre cœur de métier. Vous risquez de ne pas répondre qualitativement à tous les appels, ce qui peut entraîner des frustrations chez les appelants.
En confiant cette tâche à absys, vous bénéficiez d’un service de qualité et d’un traitement professionnel de chaque appel.
Nos standardistes sont qualifiés et formés pour répondre aux appels de manière efficace. Les messages sont enregistrés dans un logiciel dédié, et vous recevez un résumé détaillé par email pour chaque appel avec les coordonnées de l’appelant et l’objet de l’appel.
Vous pouvez également nous confier la gestion de votre agenda, ce qui facilite la prise de rendez-vous et vous permet de rester organisé.
En conclusion, opter pour un service de standard externalisé avec absys vous permet de gérer efficacement le débordement d’appels sans avoir à embaucher du personnel supplémentaire. Vous économisez ainsi du temps, de l’argent et de l’espace dans vos locaux tout en bénéficiant d’un accueil téléphonique de qualité.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir nos solutions sur mesure et améliorer votre gestion d’appels entrants !
