Le traitement différé des flux de communication est devenu un élément crucial pour de nombreuses entreprises. Cette stratégie consiste à organiser, classer et gérer les mails, les messages et autres flux de communication de manière efficace pour améliorer la productivité et la qualité de service.
C’est une approche de gestion de son temps qui consiste à reporter l’exécution de certaines tâches jusqu’à un moment plus opportun. Au lieu de traiter les tâches immédiatement lorsqu’elles sont reçues, le traitement différé consiste à les regrouper et à les planifier pour une période ultérieure dédiée à ces tâches.
La mise en œuvre d’une solution de traitement différé peut s’avérer difficile, mais en contactant un centre d’appels, il est possible de bénéficier de solutions plus performantes et adaptées aux besoins de son entreprise.
Dans cet article, nous allons explorer en détail les avantages et les étapes pour mettre en place une solution réussie.
Les avantages du traitement différé
#1 Réduction du stress et des distractions
Le stress peut avoir un impact délétère sur la santé mentale et physique. Il peut causer de l’anxiété, des troubles du sommeil et d’autres problèmes de santé. Au travail, le stress peut également entraîner une baisse de la motivation, de la productivité et une plus grande probabilité de faire des erreurs.
En évitant de traiter les tâches en temps réel, on peut réduire les distractions causées par les notifications et les interruptions, ce qui peut réduire le stress et améliorer la concentration.
#2 Amélioration de la productivité et de la qualité du travail
Faire plus de travail en moins de temps, c’est le doux rêve de toute entreprise. Une productivité accrue peut aider à attirer de nouveaux clients, à fidéliser les clients actuels et à renforcer la réputation de l’entreprise.
Pour les employés, améliorer la productivité peut offrir des opportunités de développement professionnel et d’avancement, ainsi qu’une réduction du stress et une amélioration de la qualité de vie au travail.
En priorisant les tâches les plus importantes, on peut se concentrer sur celles qui ont le plus grand impact sur ses objectifs.
#3 Meilleure gestion de son temps et de sa charge de travail
En regroupant les tâches à effectuer et en les planifiant pour des moments plus appropriés, on peut éviter de se sentir débordé et surchargé.
En gérant correctement votre temps et votre charge de travail, vous pouvez consacrer plus de temps à des activités importantes en dehors du travail et maintenir un équilibre entre votre vie professionnelle et personnelle.
La gestion efficace de son temps et de sa charge de travail peut renforcer la confiance en soi en montrant que l’on est capable de gérer efficacement ses responsabilités et de les accomplir de manière efficace.
Comment mettre en place le traitement différé
Pour mettre en place le traitement différé, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
#1 Définir des moments dédiés au traitement des mails ou des autres flux
Déterminer des plages horaires spécifiques pendant lesquelles vous traitez les mails, les notifications, etc. Il peut s’agir de deux ou trois créneaux dans la journée ou une seule période dédiée à ces tâches.
S’entraîner à dire non : apprendre à dire non aux tâches qui ne sont pas importantes ou urgentes pour se concentrer sur les tâches qui ont le plus grand impact sur ses objectifs.
#2 Prioriser les tâches à effectuer
Déterminer les tâches qui sont les plus urgentes et importantes et les traiter en premier. Utiliser une liste de tâches ou un système de gestion de projet pour classer et suivre les tâches à effectuer.
- Établir des objectifs clairs : définir les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce au traitement différé, ce qui vous aidera à prioriser les tâches et à déterminer le temps nécessaire pour les traiter.
- Créer des habitudes : incorporer le traitement différé dans votre routine quotidienne pour en faire une habitude.
#3 Automatiser certaines tâches
Utiliser des outils pour automatiser certaines tâches répétitives, comme la réponse automatique aux mails ou la mise en place de filtres pour classer les mails.
Voici une liste d’outils pour automatiser certaines tâches :
- IFTTT (If This Then That) : une plateforme qui permet de connecter différentes applications et de les faire interagir entre elles pour automatiser des tâches.
- Zapier : une plateforme similaire à IFTTT qui permet de connecter et d’automatiser des tâches entre différentes applications.
- Boomerang : une extension de messagerie pour Gmail qui permet d’envoyer des messages à un moment précis, de les faire revenir en haut de la boîte de réception si vous n’avez pas reçu de réponse, etc.
- Hootsuite : une plateforme de gestion de médias sociaux qui permet de planifier des publications et de gérer les réseaux sociaux de manière efficace.
- Trello : une application de gestion de projet qui permet de suivre les tâches et les projets en utilisant des tableaux et des cartes.
- Todoist : une application de liste de tâches qui permet de suivre les tâches à effectuer, les marquer comme accomplies et planifier les projets.
- Slack : une plateforme de communication pour les équipes qui permet de centraliser les discussions, les notifications et les fichiers pour une meilleure collaboration.
#4 Faire appel à un prestataire expérimenté
C’est bénéficier de son expertise technique et de son expérience qui lui permettent de mettre en œuvre des solutions de traitement différé plus rapide et plus efficace.
Et quel gain de temps ! En externalisant une partie de votre relation client, vous pouvez vous concentrer sur d’autres tâches importantes.
BONUS : Cela peut s’avérer plus économique à long terme, car l’entreprise peut bénéficier de coûts plus faibles en matière de formation et de développement de compétences.
En conclusion, le traitement différé des flux de communication est une méthode efficace pour améliorer la productivité et réduire le stress au travail. En organisant les tâches et en les priorisant correctement, vous pouvez consacrer plus de temps à des activités plus importantes et équilibrer votre vie personnelle et professionnelle.
Externaliser une partie de la gestion de vos communications à un prestataire expérimenté tel qu’absys peut apporter encore plus de bénéfices. Nous disposons de l’expertise et de la technologie nécessaires pour gérer efficacement les flux de communications et vous libérer du temps en apportant la bonne réponse au bon moment.
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