En tant que professionnel du droit, la gestion des appels entrants est souvent perçue comme une tâche incommodante, qui détourne l’avocat de son cœur de métier. Pour ce dernier, l’accueil téléphonique des clients représente une mission chronophage qui s’ajoute :
- au traitement des dossiers juridiques,
- aux plaidoiries,
- aux recherches
- et aux divers rendez-vous de son quotidien professionnel.
Heureusement, entre la gestion des urgences et les tâches de fond, il est possible de déléguer cette mission et de libérer du temps pour les missions à plus forte valeur, tout en assurant un accueil de qualité.
5 infos clés à retenir
- L’accueil téléphonique conditionne la première impression des clients du cabinet.
- Un accueil téléphonique efficace garantit que chaque appel entrant est pris en charge.
- Les avocats peuvent ainsi mieux gérer les situations urgentes et éviter des conséquences négatives sur les dossiers et les relations avec leurs clients.
- La permanence téléphonique est un terme désignant l’accueil téléphonique en continu. Cette solution est adaptée aux horaires très souvent irréguliers des avocats.
- Le centre d’appels absys assure aussi l’accueil téléphonique des clients pour les avocats et autres métiers du Droit.
Définition de l’accueil téléphonique
L’accueil téléphonique permet souvent d’établir le tout premier contact avec de potentiels clients. C’est l’occasion pour ces derniers de se faire une première (bonne) impression du cabinet à qui ils souhaitent faire appel pour défendre leurs intérêts ou les conseiller dans leurs démarches juridiques.
L’accueil téléphonique est une mission incontournable pour renvoyer une image professionnelle et garantir une prise en charge rapide des appelants. La prise d’appels entrants permet en effet de traiter une demande en temps réel, à l’inverse d’un échange par mail qui tend à s’échelonner dans le temps et allonger la durée des communications.
Dans un secteur où chaque interaction compte, un accueil de qualité fera la différence et posera les bases d’une relation solide et durable.
Pourquoi optimiser l’accueil téléphonique de ses clients lorsqu’on est avocat ?
L’optimisation de son accueil téléphonique est utile pour plusieurs raisons :
Ne manquer aucun nouveau contrat !
En droit, chaque appel est susceptible de représenter une nouvelle opportunité d’affaire. Aucun appel entrant ne doit donc être ignoré, au risque de manquer un nouveau client.
Être présent pour les clients signés
Les clients en portefeuille recherchent un accompagnement constant et réactif. Ils attendent de leur avocat une gestion efficace de leur dossier et une réactivité en béton armé. 🦾
Mieux répondre aux urgences
Les situations d’urgence ne manquent pas :
- Rendez-vous de dernière minute,
- Aggravation de la situation juridique d’un client (qu’il s’agisse d’une personne physique ou morale),
- Assignation d’un client en justice
- Report d’audience,
- Annonce d’une décision de justice,
- Révision ou rédaction urgente de documents juridiques
- Réception d’un avis de mise en demeure
- Préparation d’audiences imprévues
- Demande de médiation ou de négociation
- Besoin immédiat d’assistance pour enquête ou perquisition
- …
Être prompt à décrocher permet d’éviter bien des impacts négatifs sur les dossiers.
Quelle différence entre accueil téléphonique et permanence téléphonique pour l’avocat ?
Alors que l’accueil téléphonique s’inscrit dans une plage horaire régulière pour gérer les appels quotidiens, la permanence téléphonique assure une continuité de service en dehors des horaires standards de travail.
Pour un avocat, disposer d’une solution de gestion des appels en dehors des heures habituelles de travail est souhaitable.
Étant donné la nature irrégulière de son emploi du temps, une solution flexible, qui s’adapte à ses horaires, lui permet d’être disponible pour ses clients à toute heure. Compte tenu de cela, il est correct de parler de permanence téléphonique pour désigner la gestion des appels d’un cabinet d’avocats.
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Absys : une solution simple pour externaliser son accueil téléphonique qui s’adresse AUSSI aux métiers du Droit
Absys propose une solution d’accueil téléphonique adaptée à la nature souvent imprévisible du travail juridique, où les urgences peuvent survenir à tout moment. Avec Absys, chacun de vos appels est pris en charge par des professionnels formés et habitués à répondre aux demandes spécifiques des clients.
De plus, notre solution de standard externalisé est conçue pour :
- Filtrer les appels,
- Gérer le transfert d’appels à un niveau supérieur,
- Prendre des messages,
- Suivre les scénarios d’appels de votre choix,
- Vérifier l’identité de l’appelant et actualiser les données client en base,
- Gérer les demandes de rendez-vous,
- Répondre aux questions fréquentes,
- Transmettre les urgences,
- Assurer une assistance téléphonique multilingue,
- Former ses téléopérateurs à la culture du cabinet.
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