Externalisation secrétariat : tout comprendre

Saviez-vous que les entreprises ayant externalisé leur secrétariat ont, pour beaucoup, constaté une réduction significative de leurs coûts fixes ?

L’externalisation de votre secrétariat est un atout majeur, capable de littéralement révolutionner votre organisation ! Oui, mais par où commencer ? 🤔

Dans ce guide, vous découvrirez les nombreux avantages de l’externalisation des appels entrants, ainsi que les (quelques) étapes à respecter pour réussir votre transition.

Externalisation de son secrétariat  : quels avantages ?

L’externalisation de son secrétariat recèle de nombreux avantages dont voici la liste :

1 . Réduction des coûts fixes

En externalisant votre secrétariat, vous diminuez considérablement vos coûts fixes. Vous éliminez les dépenses liées à l’embauche d’un salarié à temps plein : 

• salaire, 
• charges sociales, 
• congés payés, 
• mutuelle, et autres 
• avantages. 

De plus, vous évitez d’investir dans du matériel ou des logiciels spécifiques. Vous ne payez QUE pour le service utilisé, ce qui permet une meilleure gestion de votre budget. Cette flexibilité est particulièrement utile pour les petites structures et les start-ups.

2 . Gain de temps pour les activités stratégiques

Confier les tâches administratives à un prestataire externe vous libère du temps et vous permet de vous concentrer sur le développement de votre entreprise. Vous pouvez ainsi : 

•  ✅ développer vos compétences, 
•  ✅ prospecter de nouveaux clients 
•  ✅ améliorer vos produits et services…

Cette délégation permet de recentrer vos efforts sur votre cœur de métier, tout en conservant l’assurance que les tâches administratives sont gérées avec brio.

3 . Accès à des compétences spécialisées

Les prestataires en secrétariat sont des experts dans leur domaine. En faisant appel à eux, vous bénéficiez de leur savoir-faire et de leur expérience. Qu’il s’agisse de prise de réservations, de transfert d’appels, de saisie de données dans le CRM, ou de prises de messages, vous avez la garantie que le travail sera effectué rapidement et avec un haut niveau de qualité.

4 . Flexibilité et adaptabilité

L’externalisation permet d’adapter le volume de travail aux besoins fluctuants de votre activité : 

• 📈 En cas de pic d’activité, vous pouvez augmenter les prestations sans avoir à recruter.
• 📉 À l’inverse, en période creuse, vous ne payez que pour les services nécessaires.

Cette flexibilité évite les surcoûts liés à une structure interne rigide et assure une réponse rapide aux évolutions de votre entreprise.

5 . Amélioration de la qualité du service

Un secrétariat externalisé offre souvent un service plus performant grâce à des outils et des process optimisés. Les prestataires utilisent des logiciels avancés et appliquent des normes élevées en matière de gestion administrative. Par conséquent, vos clients ou partenaires bénéficient d’un accueil et d’un suivi plus professionnels, ce qui renforce votre e-réputation et la qualité de votre relation client ! 😉

6 . Continuité du service

Avec un secrétariat internalisé, les absences (congés, arrêts maladie) ont tendance à perturber l’activité. En externalisant, vous évitez ces interruptions. Les prestataires garantissent un service continu, quel que soit le moment de l’année. 

Assurer une continuité de service est un des piliers essentiels pour maintenir la satisfaction client et prévenir les imprévus administratifs !

Absys vous accompagne dans l’externalisation de votre secrétariat !

Spécialisé dans la gestion des appels entrants, absys est un centre d’appels implanté en France qui met à votre disposition une équipe d’experts pour gérer : 

• la prise de rendez-vous spécifiques, 
• l’accueil téléphonique global, 
• la gestion des réclamations,
• la prise et la transmission de renseignements.

Notre devise : Générer du sourire et libérer du temps en apportant la bonne réponse au bon moment !

Que vous soyez une PME, un professionnel libéral ou une grande entreprise, Absys adapte ses solutions à vos besoins pour optimiser votre organisation et renforcer votre image.

Le profil des téléopérateurs d’absys

Les téléopérateurs d’absys se distinguent par leur professionnalisme et leur polyvalence. 

Disponibles en permanence, ils assurent une permanence téléphonique fiable et efficace, vous permettant de ne jamais être dérangé inutilement. Grâce à leur expérience, ils peuvent gérer une grande variété de travaux de secrétariat, tels que : 

• la rédaction de comptes-rendus, 
• la gestion d’agenda, 
• ou encore le transfert d’appel.

Que ce soit pour l’externalisation de votre secrétariat juridique ou l’optimisation de votre relation client, nos standardistes sont formés pour offrir un service personnalisé qui s’adapte aux besoins spécifiques de chaque entreprise. 

Leur discrétion font d’eux des partenaires indispensables.

En cas de surcharge ou pour optimiser votre organisation, faites appel à absys pour déléguer ces missions avec sérénité ! Notre centre d’appels met à disposition des télésecrétaires compétentes pour vous accompagner et porter haut votre nom auprès de vos clients et partenaires.

Quels sont les tarifs d’un secrétariat externalisé ?

Le coût d’un secrétariat externalisé varie en fonction de vos besoins et des services choisis. En général, les prestataires du secteur proposent des formules flexibles :

• Facturation à l’heure : idéale pour les entreprises avec des besoins ponctuels.
• Forfaits mensuels : adaptés aux structures ayant des besoins réguliers, avec un volume d’heures défini à l’avance.
• Coût par appel ou par tâche spécifique : parfait pour la gestion des appels entrants ou des prises de rendez-vous.

Ces tarifs sont généralement plus compétitifs que les coûts fixes liés à l’embauche d’un salarié. Pour en savoir plus, lisez notre article entièrement dédié au sujet.

Pour connaître les tarifs d’absys, 

Contactez-nous en remplissant notre formulaire de contact ci-dessous

Les points essentiels à retenir

• Externaliser votre secrétariat permet de réduire vos coûts fixes en supprimant les charges liées à l’embauche d’un salarié (salaire, congés, mutuelle, etc.) et les investissements en matériel. 
• En confiant la gestion de vos appels à un prestataire, vous gagnez également du temps pour vous concentrer sur des activités stratégiques comme le développement de votre entreprise. Vous accédez en plus à des compétences spécialisées et professionnelles, garantissant un travail de qualité, rapide et précis. 
• Grâce à cette solution, vous bénéficiez d’une flexibilité pour adapter le service à vos besoins et d’une continuité de service, même en cas d’absence de personnel interne.
• Absys se positionne comme un partenaire de confiance pour la gestion externalisée de votre secrétariat. Prise de rendez-vous, accueil téléphonique ou encore la gestion des réclamations, optimisez votre organisation interne dès maintenant.