Quel est le tarif d’un secrétariat externalisé ?

Le tarif d’un secrétariat externalisé et le coût à prévoir pour bénéficier des services d’une télésecrétaire font partie des questions que se pose une entreprise à la recherche d’une solution de gestion des appels comme un centre d’appels.

Voyons ensemble les avantages de cette alternative comparés à ceux d’un secrétariat traditionnel, ainsi que les tarifs pratiqués selon les différents modèles d’offres possibles sur le marché.

Les avantages d’un secrétariat externalisé

Un secrétariat externalisé, aussi appelé secrétariat à distance, permet à une entreprise de réduire ses coûts fixes tout en bénéficiant d’un assistant service client à la demande. Il offre également une flexibilité accrue pour adapter les ressources en fonction des besoins. 

La gestion des appels et des tâches administratives sont améliorées sans qu’il n’y ait eu besoin d’engager du personnel permanent… 👌 Par ailleurs, l’externalisation ponctuelle de son secrétariat permet de soulager l’équipe interne et d’optimiser la productivité lors des pics d’activité. 

Objectif ultime à atteindre pour l’entreprise : gagner du temps en externalisant les missions chronophages !

Les missions d’un secrétariat externalisé

Un secrétariat externalisé prend en charge des missions variées telles que : 

• la gestion des appels entrants et sortants, 
• la prise de rendez-vous ou de réservations, 
• la gestion administrative inhérente aux demandes clients (saisie, classement, rédaction et envoi de documents…)..

Il assure la relance des impayés, voire les missions de prospection commerciale dans certains cas. On parlera alors davantage de télémarketing.

Quel tarif pour quel type de secrétariat externalisé ?

Différents types de tarifications sont applicables, selon le modèle de service choisi lors de l’externalisation de son secrétariat.

Voici une liste exhaustive des coûts et modèles appliqués :

1. Facturation à l’heure

• 🔍 Le client paie un tarif horaire en fonction du temps réel passé par la télésecrétaire à traiter les appels, courriels ou autres tâches administratives.
• ✅ La solution est flexible, idéale pour les entreprises qui n’ont pas un volume d’appels constant.
• 💰 Prix moyen : Entre 30 € et 45 € de l’heure.

2. Facturation au forfait mensuel

• 🔍 L’entreprise paie un montant fixe chaque mois, quel que soit le volume d’appels ou de tâches. Il existe souvent plusieurs niveaux de forfait (petit, moyen, grand) selon les besoins.
• ✅ Le gros avantage réside dans la prévisibilité des coûts. Ce modèle convient aux entreprises ayant un volume d’appels régulier.
• 💰 Prix moyen : De 150 € à 500 € par mois selon le forfait.

3. Facturation au nombre d’appels traités

• 🔍 Comme l’on peut s’en douter, le tarif dépend du nombre d’appels entrants (ou sortants) traités par la secrétaire externalisée. Ce modèle est souvent utilisé par les entreprises qui souhaitent un coût proportionnel à leur activité.
• ✅ Le coût est ajustable en fonction du volume réel d’appels et de l’activité.
• 💰 Prix moyen : Entre 1 et 2,50 € par appel.

4. Facturation à la tâche

• 🔍 Chaque tâche ou service supplémentaire (prise de rendez-vous, astreintes téléphoniques, gestion d’agenda, assistance en direct, rédaction de comptes rendus) est facturée séparément.
• ✅ Un modèle adapté aux besoins spécifiques et qui permet une personnalisation du service.
• 💰 Prix moyen : Le coût dépend de la complexité de la mission ou de la tâche. 

5. Facturation à la minute d’appel

• 🔍 Dans ce cas de figure, le coût est basé sur la durée des appels traités par la télésecrétaire. 
• ✅ L’avantage ? Un coût précis basé sur l’utilisation réelle.
• 💰  Prix moyen : Comptez environ 0,90 € à 1,50 € par minute.

6. Abonnement sans engagement

• 🔍 Un abonnement flexible avec des tarifs ajustés selon le volume mensuel d’appels, souvent avec une option de paiement sans engagement.
• ✅ Le fait que l’entreprise ne soit pas engagée offre une flexibilité totale et un ajustement possible en fonction des besoins.
• 💰 Prix moyen : Comptez de 50 € à 300 € par heure selon les options souscrites.

7. Facturation au package de services

• 🔍 Enfin, certaines entreprises de secrétariat externalisé proposent des « packs » de services incluant plusieurs tâches (appels, gestion de courriels, secrétariat administratif).
• ✅ Avantages : Formule clé en main avec des services variés pour un tarif qui reste fixe.
• 💰 Prix moyen : De 200 € à 600 € par mois selon le package.

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