FAQ

Questions les plus fréquentes

Généralités sur nos services

• Quels sont vos horaires ?

  Chez absys, nous adaptons nos services à vos besoins.

  Vous avez la flexibilité de choisir parmi plusieurs options d’horaires :

  • 5 jours sur 7 : Du lundi au vendredi, de 8h à 20h.
  • 6 jours sur 7 : Du lundi au vendredi, de 8h à 20h et le samedi de 8h à 18h.
  • 7 jours sur 7, 24h/24 : Pour une couverture complète à tout moment, y compris les jours fériés.

  Nos offres sont pensées pour s’adapter à votre activité, qu’elle soit ponctuelle ou continue, afin de garantir un accueil professionnel et réactif.

  L’équipe Switchy est composée d’agents formés à l’accueil téléphonique, disponible de 8h à 20h du lundi au samedi.

• Qu’est-ce que l’accueil téléphonique externalisé ?

  L’accueil téléphonique externalisé est un service qui permet à une entreprise de confier la gestion de ses appels entrants à une société spécialisée, comme la nôtre. Nos télésecrétaires professionnels répondent aux appels au nom de votre entreprise, assurant un accueil de qualité pour vos clients.

• Quels sont les avantages d’externaliser mon accueil téléphonique ?

  Les principaux avantages incluent :

  • Une disponibilité étendue pour vos clients
  • Un accueil professionnel constant
  • Une réduction des coûts par rapport à l’embauche d’un(e) secrétaire à temps plein
  • Une flexibilité accrue dans la gestion de vos appels
  • La possibilité de vous concentrer sur votre cœur de métier

• J’emploie une secrétaire, suis-je quand même concerné par le télésecrétariat ?

  Oui, nos services peuvent compléter le travail de votre secrétaire en gérant les débordements d’appels, en assurant une couverture pendant les pauses, les congés ou en dehors des heures de bureau.

• Comment absys garantit-elle la qualité des appels téléphoniques ?

  Chez absys, chaque appel est traité avec professionnalisme et bienveillance, en accord avec votre charte de communication.

  Nos équipes sont formées pour offrir une réponse rapide, précise et adaptée aux besoins de chaque interlocuteur.

  Nous mettons en place des protocoles personnalisés et des scripts adaptés à vos attentes, tout en assurant un suivi qualitatif régulier pour ajuster nos prestations si nécessaire.

• Mes clients sauront-ils que leur appel est traité par un service externe ?

  Tout dépend de vos instructions. Nos téléopérateurs se présentent au nom de votre entreprise et suivent des scripts personnalisés que nous élaborons ensemble.

  Vos clients auront l’impression de parler directement avec votre équipe.

• Est-ce que l’accueil Switchy est bilingue ?

  L’accueil de Switchy se fait uniquement en français. Si vous avez d’autres besoins spécifiques tels que l’accueil bilingue : basculez sur une formule absys.

Mise en place et fonctionnement

• Comment mettre en place vos services d’accueil téléphonique ?

  Le processus est simple : nous discutons de vos besoins, établissons un protocole d’accueil personnalisé, puis nous configurons le transfert de vos appels vers notre plateforme.

  La durée de mise en place dépendra de la complexité de votre besoin.

• Comment puis-je ajouter un collaborateur à mon organigramme ?

  Rendez-vous sur l’interface client, et cliquez sur l’icône « Organigramme ».
  Là, vous pourrez ajouter/supprimer des collaborateurs.

• Quel type d’équipement me faut-il pour faire appel à vos services ?

  Aucun équipement spécifique n’est nécessaire. Votre système téléphonique actuel suffit généralement. Nous nous occupons de la configuration technique de notre côté.

• Comment s’assurer que vos services évoluent avec nos besoins au fil du temps ?

  Nous prévoyons des points de contrôle réguliers avec vos équipes pour évaluer les évolutions de vos besoins.

  Nos solutions sont flexibles, et nous pouvons ajuster les processus ou ajouter des services supplémentaires à tout moment pour accompagner votre croissance.

• Comment fonctionne un transfert d’appel ?

  Nous vous fournissons un numéro SDA (Sélection Directe à l’Arrivée), ce qui signifie que vous n’avez pas besoin de changer votre numéro de téléphone actuel.

  Vous réalisez simplement un transfert d’appel vers ce numéro SDA, et votre ligne sera automatiquement basculée sur notre standard, où nos standardistes prendront le relais.

• Comment puis-je accéder à mon compte client ?

  Vous êtes client absys :

  • en suivant ce lien : https://moncompte.absys.fr

  Vous pouvez accéder à votre compte client :

  • en suivant ce lien : https://mon.switchy.pro.

• Ai-je besoin de vous prévenir quand je transfère ma ligne ?

  Non, une fois le service mis en place, le transfert est automatique selon les paramètres que nous aurons définis ensemble. Vous n’avez pas besoin de nous prévenir à chaque fois.

• Combien de temps prend l’intégration de vos solutions dans notre organisation ?

  La durée d’intégration dépend de la complexité de vos processus et des services demandés.

  En général, il faut compter entre une à quatre semaines pour une intégration complète, incluant la configuration et la formation des équipes.

Personnalisation et flexibilité

• Quand je suis en état “Disponible” / “Joignable”, sur quel numéro me passez-vous les appels ?

  2 possibilités :

  • Vous êtes le seul collaborateur : Nous vous transférons les appels vers le numéro que vous avez renseigné sur votre profil.
  • Vous êtes plusieurs collaborateurs : Nous transférons les appels vers le numéro du collaborateur nommé (Numéro modifiable via l’organigramme de l’interface client).

• Puis-je changer mes instructions auprès de votre service ?

  Oui, vous pouvez modifier vos instructions à tout moment. Nous nous adaptons à vos besoins changeants.

• Est-il possible de modifier les services en cours d’exécution ?

  Oui, nous offrons une grande flexibilité dans l’évolution de nos services.

  Vous pouvez ajuster, ajouter ou retirer des fonctions à tout moment pour répondre à de nouveaux besoins ou réalités métiers.

• Peut-on ajuster les horaires de service en fonction de la saisonnalité ou des pics d’activité ?

  Oui, nos solutions sont flexibles et nous pouvons ajuster les horaires selon vos besoins, que ce soit pour des périodes de forte activité ou des événements ponctuels.

  Vous pouvez facilement passer d’une couverture en semaine à un service 7j/7 et 24h/24 si nécessaire.

• Pouvons-nous créer des protocoles d’appel personnalisés pour nos clients ?

  Absolument. Nous collaborons avec vous pour définir des scripts d’appel qui reflètent votre image de marque et les informations essentielles à transmettre. Ces protocoles peuvent être ajustés en fonction de vos retours ou de l’évolution de vos offres.

• Comment gérez-vous les exigences particulières, comme les clients VIP ou des demandes complexes ?

  Nous pouvons mettre en place des niveaux de priorité pour gérer les clients VIP ou des cas nécessitant un traitement particulier.

  Chaque demande complexe peut être intégrée dans un processus spécifique et sécurisé afin de garantir une réponse adaptée et rapide.

• En cas d’imprévu puis-je compter sur vous ?

  Absolument. Notre service est conçu pour s’adapter rapidement à vos besoins, même en cas d’imprévus. Contactez-nous dès que possible pour nous informer de tout changement.

Communication et gestion des informations

• Comment vais-je recevoir mes messages ?

  Vous recevez vos messages selon vos préférences : par email et/ou via notre interface client ICA, plateforme en ligne sécurisée.

  Vous pouvez choisir le mode de communication qui vous convient le mieux.

  Nous pouvons également vous transmettre vos messages par SMS.

• Comment vous joindre ?

  Vous pouvez nous contacter par téléphone au 04 74 64 56 10, par mail à service.clients@absys.fr ou via notre interface client en ligne.

  Notre service client est disponible du lundi au vendredi de 9h à 18h pour répondre à toutes vos questions.

• Comment garantissez-vous la confidentialité des données et des informations échangées ?

  La sécurité des informations est notre priorité. Nous respectons des protocoles stricts de confidentialité et de protection des données (RGPD), avec des solutions sécurisées comme le chiffrement, l’authentification à plusieurs facteurs et des accès restreints selon les rôles.

• Comment gérez-vous les urgences et les informations critiques nécessitant une réponse immédiate ?

  La gestion des urgences et des informations critiques repose sur un travail de mise en place réalisé en étroite collaboration entre vos équipes et nos analystes conseil.

  Ensemble, nous définissons des processus de traitement adaptés à vos besoins spécifiques et à vos processus métiers.

  Une fois ces protocoles établis, nous mettons en place un système d’alerte en temps réel, garantissant que les informations critiques sont traitées de manière prioritaire.

  Nos équipes, formées à la gestion des urgences, peuvent rapidement escalader les demandes sensibles aux interlocuteurs appropriés dans votre organisation, assurant ainsi une réponse rapide et efficace.

  Les processus d’escalade sont personnalisés en fonction de vos priorités et des scénarios identifiés lors de la phase d’analyse.

• Pouvons-nous accéder à vos systèmes d’information pour consulter les échanges en temps réel ?

  Oui, nous mettons à disposition de nos clients une interface dédiée et sécurisée, où vous pouvez consulter en temps réel l’historique complet de tous les échanges.

  Cette plateforme vous permet d’accéder à des statistiques détaillés sur les communications pris en charge par nos équipes.

  Grâce à cette interface, vous avez une visibilité instantanée sur chaque échange, vous permettant de suivre les interactions avec vos clients, de consulter les informations critiques, et de garder le contrôle sur la qualité du service fourni.

• Est-il possible de filtrer certains appels ?

  Oui, nous pouvons mettre en place des filtres selon vos critères :

  • Redirection conditionnelle
  • Liste de numéros prioritaires
  • Filtrage des démarchages commerciaux
  • Traitement spécifique pour certains types d’appels

Sécurité et confidentialité

• Comment assurez-vous la sécurité des données que nous vous confions ?

  Nous appliquons des protocoles de sécurité stricts incluant le chiffrement des données, des serveurs sécurisés, et des audits réguliers de nos systèmes pour garantir que les informations de nos clients sont protégées contre toute menace externe ou interne.

• Êtes-vous conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) ?

  Oui, nous respectons pleinement le RGPD. Toutes nos procédures et nos traitements de données personnelles sont conformes à la législation européenne. Nous mettons également à disposition des contrats de traitement de données qui précisent nos engagements en matière de confidentialité.

• Les informations échangées avec vos services sont-elles stockées de manière sécurisée ?

  Oui, toutes les données sont stockées dans des centres de données sécurisés qui respectent les normes de sécurité internationales, avec des sauvegardes régulières et des mesures de redondance pour éviter toute perte de données.

• Proposez-vous des services spécifiques pour les professions juridiques ?

  Oui, nous offrons des services adaptés aux professions réglementées, respectant les normes de confidentialité et les protocoles spécifiques à ce secteur.