La permanence téléphonique c’est quoi ?
Accueillir les appels entrants
La première mission d’absys centre d’accueil téléphonique : accueillir tous les appels entrants avec professionnalisme.
Le sourire est présent en toutes circonstances.
Les appels téléphoniques sont accueillis en français et en anglais.
Quand ?
Nous proposons 3 amplitudes horaires :
- 8h/ 20h du lundi au vendredi
- 8h/ 20h en semaine et 8h / 18h le samedi
- 24h / 24, 7j /7
Dans chacune de ces formules, vous êtes libre de faire le transfert d’appels en fonction de vos besoins :
- entre midi et 14h ;
- le soir après le départ de la secrétaire ou la personne en charge de l’accueil téléphonique ;
- lors des absences de la standardiste ;
- à tous moments, pour quelques minutes, quelques heures ou tout le temps.
Identifier l’appelant
Selon les critères définis par le client lors de la mise en place de la permanence téléphonique, les télésecrétaires d’absys renseignent une fiche contact.
Cette fiche contact peut être composée d’informations très variées comme : le nom, le prénom, la société, l’adresse postale, la ou les adresses mails, le ou les numéros de téléphone, …
Qualifier l’appel client et renseigner l’appelant
La mission de la télé-secrétaire diffère en fonction de vos besoins :
- prendre un message : l’appelant désire parler à une personne indisponible ou qui souhaite ne pas être dérangée. Le personnel d’accueil téléphonique prend un message détaillé.
- passer un appel : en fonction de la procédure, des instructions, l’agent tente de joindre le collaborateur demandé pour lui transmettre l’appel.
- renseigner l’appelant : l’agent d’accueil informe la personne en ligne selon vos instructions, en suivant la procédure transmise par le client.
- quelque soit votre besoin, absys est capable d’adapter son accueil téléphonique d’entreprise.
Rédiger un compte rendu de l’appel
La dernière mission de la permanence téléphonique : retranscrire au mieux ce qui s’est passé durant l’appel dans un message clair et sans faute d’orthographe.
Le message peut être adressé sous différentes formes :
- Email : ce mode de communication universel, gratuit, illimité, est le plus utilisé dans notre centre d’appels.
- Sms : en déplacement, sans accès à votre messagerie ou pour de la gestion d’urgence, le sms reste le support d’avertissement le plus adapté.
- Extranet : via une interface dédiée à chacun de ses utilisateurs, les messages sont consultables en direct et à toute heure, et exportables
- Application client : l’agent d’accueil saisit le message directement dans le système informatique du client.
- Webservice : grâce à un pôle technique dédié, la permanence téléphonique absys est capable de créer un webservice pour que les messages s’intègrent directement dans le système d’information du client.
Les garanties d’absys
Un accueil téléphonique de qualité avec, au minimum, 95 % des appels téléphoniques accueillis en moins de 25 secondes.
La moyenne observée est de 18s soit 4 sonneries.
Un seul appel traité à la fois :
La majorité des autres centres d’accueil téléphonique laissent leurs agents prendre plusieurs appels simultanément, ce qui leur permet souvent de garantir un décroché en moins de 3 sonneries. Ceci agace les appelants car la conversation est sans cesse interrompue.
Absys garantit que chaque télé-secrétaire ne prend qu’un seul appel à la fois.
Une équipe stable à taille humaine composée exclusivement de personnels en CDI.
Une expertise basée sur une expérience acquise depuis 1994 dans le métier de l’accueil téléphonique.
