Secrétariat à distance
C’est quoi un secrétariat à distance ?
Un secrétariat à distance, également appelé secrétariat externalisé ou télésecrétariat, fait référence à la délégation des tâches administratives à une entreprise ou à un professionnel situé à distance, généralement une télésecrétaire.
Autrement dit, plutôt que d’avoir un ou une secrétaire travaillant physiquement dans les locaux d’une entreprise, les services de secrétariat à distance permettent d’externaliser ces fonctions à un centre d’appels ou call center.
Cette approche offre plusieurs avantages que nous détaillons plus bas dans cet article. L’essentiel étant :
- 🤸♀️Flexibilité,
- 💰 Réduction des coûts liés à l’emploi d’un personnel en interne,
- 🧒Et possibilité de bénéficier des compétences spécialisées d’un secrétaire à distance !
Cerise sur le gâteau : il est possible de faire appel à un secrétariat à distance quel que soit son secteur d’activité ou le statut de son entreprise.
Quelles sont les missions type prises en charge par un secrétariat à distance ?
Les missions prises en charge par un secrétariat à distance peuvent inclure :
- Gestion des appels téléphoniques.
- Gestion de l’agenda et prise de rendez-vous.
- Rédaction et envoi d’e-mails.
- Saisie de données.
- Transcription de documents audio.
- Gestion de la correspondance.
- Organisation de voyages d’affaires (dans certains cas).
- Support administratif général.
- SAV.
- Gestion de litiges.
- Assistance technique.
Découvrez nos métiers
La liste des entreprises pouvant recourir au secrétariat à distance !
- Cabinets médicaux
- Cabinets comptables
- Entrepreneurs indépendants
- Agences immobilières
- Cabinets juridiques
- Startups en croissance
- Consultants en ressources humaines
- Entreprises de formation et de coaching
- Professionnels du marketing digital
- Architectes et cabinets de design
- Entreprises de technologies de l’information
- Cabinets de conseil en gestion
- Agences de voyages
- Cabinets d’ingénierie
- Entreprises de traduction et d’interprétation
- Cabinets de conseil en communication
- Agences artistiques et créatives
- Cabinets de recrutement
- Entreprises de services informatiques
- Agences de relations publiques
- Entreprises de conception graphique
- Cabinets d’ingénierie logicielle
- Boutiques en ligne et e-commerce
- Entreprises de coaching sportif ou bien-être
- Agences de marketing de contenu
- Cabinets d’architecture d’intérieur
- Entreprises de développement web
- Services de maintenance informatique
- Agences événementielles
- Cabinets de conseil en marketing stratégique
Vous vous êtes reconnu dans cette liste ?
Alors, pourquoi attendre pour solliciter l’aide d’un secrétariat à distance ? 😊
Quels sont les avantages d’un secrétariat à distance pour votre entreprise ?
Les avantages d’un secrétariat à distance pour une entreprise sont nombreux, selon les besoins spécifiques de celle-ci. Voici quelques avantages courants :
Économique : Externaliser le secrétariat à distance s’avère moins coûteux que l’embauche d’un personnel interne, car vous ne supportez pas les coûts liés aux avantages sociaux, à l’espace de bureau supplémentaire, aux équipements, etc.
Flexibilité : Les services de secrétariat à distance peuvent être adaptés en fonction des besoins fluctuants de votre entreprise. Vous pouvez ajuster les services en fonction de la charge de travail sans avoir à embaucher ou licencier du personnel. 📈📉
Expertise spécialisée : Les secrétaires à distance apportent une expertise dans des domaines spécifiques, tels que la gestion de l’agenda, la prise d’appels entrants, la transcription, etc.
Productivité améliorée : En déléguant les tâches administratives à des professionnels qualifiés, votre personnel interne se concentre sur des tâches plus stratégiques, ce qui améliore la productivité globale de votre entreprise.
Comment travaille un secrétaire à distance ?
Pour assurer la communication avec les clients tout en étant géographiquement éloignés, les secrétaires à distance utilisent des technologies de communication modernes telles que :
- 📧l’e-mail,
- 💬les chatbots,
- 🎦la vidéoconférence
- 🌐et d’autres outils collaboratifs tels que Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Trello, etc.
Ces plateformes permettent le partage d’informations, la gestion de tâches, la collaboration en temps réel et la centralisation des documents.
Les outils de gestion de l’agenda en ligne à l’instar de Microsoft Outlook ou Google Calendar permettent d’organiser les rendez-vous, planifier les réunions et coordonner les activités quotidiennes. Dans le cadre de rendez-vous médicaux, les logiciels utilisés seront bien sûr spécifiques, comme par exemple :
- Doctolib,
- Medesk,
- Kareo,
- AthenaHealth,
- ZocDoc,
- ou encore Bookly Health.
Les secrétaires à distance peuvent aussi utiliser des systèmes de gestion de tâches comme Asana, Todoist, ou d’autres outils similaires pour suivre les différentes activités et s’assurer de respecter les délais imposés.
Est-ce qu’un secrétariat à distance est une solution pérenne ?
Le secrétariat à distance peut être une solution pérenne pour de nombreuses entreprises et tant qu’elle apporte des solutions concrètes. Si elle représente en outre plus d’avantages que d’inconvénients, alors il est clair que le secrétariat à distance a sa place dans votre entreprise, surtout si cela vous permet de réduire les coûts sans compromettre la qualité de la relation client.
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